Gestion des Encadrants Professionnels
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La rubrique “gestion des Encadrants de stages” permet d'obtenir des informations complémentaires sur les Encadrants Professionnels (plateforme / faculté d'origine, identifiants, email, etc.).
Cette rubrique permet également de rattacher un EP n'ayant pas de compte universitaire (et donc visible uniquement sur la plateforme spécifique aux Encadrants Professionnels) à la plateforme de sa faculté et ainsi lui créer un compte SIDES (CAS ou local selon vos possibilités).
<color #ed1c24>Attention : Il n'est pas possible de gérer un Encadrant Professionnel qui n'est pas spécifiquement rattaché à la plateforme de sa faculté.</color>
La gestion des encadrants de stages donne uniquement une vision des encadrants ayant été déclarés par les stagiaires sur une session de formation donnée. Le seul moyen de pouvoir gérer un Encadrant Professionnel est qu'il soit visible dans votre rubrique “Utilisateurs > Comptes des utilisateurs”.
Pour cela il y a 2 possibilités :
1. Que l'Encadrant Professionnel dispose déjà d'un comptes SIDES auquel sera ajouté les fonctionnalités d'Encadrant Professionnel une fois qu'un stagiaire lui en aura fait la demande
2. Que l'Encadrant Professionnel est été rattaché à votre faculté via le bouton “Associer à la plateforme” ou le bouton “Créer un compte” (voir plus loin dans le tutoriel)
Il n'est pour le moment pas possible de désactiver un Encadrant Professionnel d'un service, mais cela sera possible prochainement.
Il n'est pas possible pour les Encadrants Professionnels de récupérer leur mot de passe perdu sans leur identifiant de connexion.
Si vous avez perdu le mail d'invitation qui contenait votre identifiant, ou si vous ne l'avez pas noté lors de votre première déclaration, veuillez vous rapprocher du service de scolarité de la faculté d'origine du stagiaire. Les services de scolarité via la gestion des encadrants de stages pourront soit vous renvoyer votre identifiant, soit s'ils en ont la possibilité vous créer un copte local
Gérer les Encadrants Professionnels
| 1. Gérer les EP 1/8 | 1. Rendez-vous dans votre espace de “Gestion” à la rubrique “Formations > Sessions de formations” 2. Editez la session de formation dans laquelle l'Encadrant Professionnel à été invité par un de vos internes (généralement le DES dans lequel est inscrit l'interne) |  |
| 2. Gérer les EP 2/8 | Rendez vous à l'onglet “Formation pratique” puis sélectionnez le bouton “Gestion des encadrants de stage” |  |
| 3. Gérer les EP 3/8 | Ici sont listés tous les encadrants Professionnels (et Responsables de Terrains de stages) qui on reçu une invitation à encadrer le stage d'un interne. Vous avez la possibilité de réduire l'affichage de la liste en utilisant le “Filtre”. Il est possible de filtrer par nom, prénom, adresse email, identifiant de connexion, plateforme (ou faculté), ou nom du stagiaire |  |
| 4. Gérer les EP 4/8 | Si l'Encadrant possède un compte SIDES, et que l'email qui à été utilisé pour l'inviter à devenir encadrant est le même que celui de son compte SIDES, alors son compte d'Encadrant Professionnel est directement rattaché à son compte SIDES. Ainsi, on peut voir le nom de la faculté auquel le compte SIDES est rattaché et donc auquel l'Encadrant Professionnel appartient. Le nom de la faculté se situe au niveau de la colonne “Plateforme”. Si le champs “Plateforme” est vide, alors l'Encadrant Professionnel est soit rattaché à la plateforme spécifique aux Encadrants, soit n'a pour le moment toujours aucun compte créé. |  |
| 5. Gérer les EP 5/8 | Si l'Encadrant Professionel possède un compte sur la plateforme spécifique aux encadrants, vous avez la possibilité si vous en avez les droits de rattacher son compte à votre faculté. pour cela il faut cliquer sur le bouton “Associer à la plateforme”. Cela aura pour conséquence de faire apparaitre cet utilisateur dans votre liste d'utilisateurs (rubrique Gestion > Utilisateurs > Comptes des utilisateurs). Cest utilisateur aura ainsi accès aux autres fonctionalités SIDES que vous lui accorderez. Attention : la règle du premier arrivé / premier servi s'applique ici. Une fois qu'une faculté rattache un EP à sa plateforme, ce dernier apparait ensuite pour tous les autres comme appartenant à la plateforme qui l'a rattaché en premier. |  |
| 6. Gérer les EP 6/8 | Si l'Encadrant Professionnel n'a encore jamais accepté aucune invitation il apparaitra dans la liste avec l'indication “Compte non créé”. Plusieurs raisons peuvent être la cause de ce message, notamment le fait que l'EP n'ait jamais reçu le mail d'invitation (SPAM, problème de messagerie, mail non ouvert, mauvaise adresse email divultguée ou erreur dans l'adresse email, etc.). Vous avez la possibilité ici de forcer la finalisation de création du compte de l'Encadrant Professionnel. Vous pouvez soit : - “Créer un nouveau compte” à l'Encadrant Professionnel. Ce compte sera rattaché à votre faculté - “Associer à un compte existant”. Cela vous permettra de fusionner le compte avec un compte déja existant sur votre plateforme. Cette méthode est utile dans le cas ou un EP aurait des comptes en doublons avec des données difficiles à supprimer dans chacun de ces comptes. Attention : la règle du premier arrivé / premier servi s'applique ici. Une fois qu'une faculté rattache un EP à sa plateforme, ce dernier apparait ensuite pour tous les autres comme appartenant à la plateforme qui l'a rattaché en premier. |  |
| 7. Gérer les EP 7/8 | En choisissant “Créer un nouveau compte”, vous serez amené à remplir un formulaire de création de compte dont la plupart des informations seront pré-remplies car récupérées de la déclaration faite par l'interne |  |
| 8. Gérer les EP 7/8 | En chaoisissant “Associer à un compte existant”, vous pourrez retrouver dans la liste de vos utilisateurs à l'aide d'un filtre les comptes en doublon sur votre plateforme afin de les fusionner. Par défaut le filtre à été prérempli avec le nom de l'Encadrant Professionnel listé dans la gestion des encadrants de stages, mais vous pouvez choisir un autre élément de filtre. |  |
| 9. Statut de la demande d'encadrement 1/2 | Dans la gestion des encadrants de stages, les informations sur le statut de la demande d'encadrement se retrouvent dans la colonne des “Stagiaires”. Des petites icones indiquent le statut de la demande : - Encoche verte ⇒ demande acceptée - Point d'interrogation ⇒ Demande en attente d'acceptation - Croix rouge ⇒ Demande refusée |    |
| 10. Statut de la demande d'encadrement 2/2 | Coté Encadrant Professionnel et interne, le statut d'attente est visible de la même façon : - Encoche verte ⇒ demande acceptée - Horloge ⇒ Demande en attente d'acceptation - Croix rouge ⇒ Demande refusée |  |