1. Gérer les EP 1/8 | 1. Rendez-vous dans votre espace de “Gestion” à la rubrique “Formations > Sessions de formations”
2. Editez la session de formation dans laquelle l'Encadrant Professionnel à été invité par un de vos internes (généralement le DES dans lequel est inscrit l'interne) | |
2. Gérer les EP 2/8 | Rendez vous à l'onglet “Formation pratique” puis sélectionnez le bouton “Gestion des encadrants de stage” | |
3. Gérer les EP 3/8 | Ici sont listés tous les encadrants Professionnels (et Responsables de Terrains de stages) qui on reçu une invitation à encadrer le stage d'un interne.
Vous avez la possibilité de réduire l'affichage de la liste en utilisant le “Filtre”. Il est possible de filtrer par nom, prénom, adresse email, identifiant de connexion, plateforme (ou faculté), ou nom du stagiaire | |
4. Gérer les EP 4/8 | Si l'Encadrant possède un compte SIDES, et que l'email qui à été utilisé pour l'inviter à devenir encadrant est le même que celui de son compte SIDES, alors son compte d'Encadrant Professionnel est directement rattaché à son compte SIDES. Ainsi, on peut voir le nom de la faculté auquel le compte SIDES est rattaché et donc auquel l'Encadrant Professionnel appartient.
Le nom de la faculté se situe au niveau de la colonne “Plateforme”.
Si le champs “Plateforme” est vide, alors l'Encadrant Professionnel est soit rattaché à la plateforme spécifique aux Encadrants, soit n'a pour le moment toujours aucun compte créé. | |
5. Gérer les EP 5/8 | Si l'Encadrant Professionel possède un compte sur la plateforme spécifique aux encadrants, vous avez la possibilité si vous en avez les droits de rattacher son compte à votre faculté. pour cela il faut cliquer sur le bouton “Associer à la plateforme”. Cela aura pour conséquence de faire apparaitre cet utilisateur dans votre liste d'utilisateurs (rubrique Gestion > Utilisateurs > Comptes des utilisateurs). Cest utilisateur aura ainsi accès aux autres fonctionalités SIDES que vous lui accorderez.
Attention : la règle du premier arrivé / premier servi s'applique ici. Une fois qu'une faculté rattache un EP à sa plateforme, ce dernier apparait ensuite pour tous les autres comme appartenant à la plateforme qui l'a rattaché en premier. | |
6. Gérer les EP 6/8 | Si l'Encadrant Professionnel n'a encore jamais accepté aucune invitation il apparaitra dans la liste avec l'indication “Compte non créé”.
Plusieurs raisons peuvent être la cause de ce message, notamment le fait que l'EP n'ait jamais reçu le mail d'invitation (SPAM, problème de messagerie, mail non ouvert, mauvaise adresse email divultguée ou erreur dans l'adresse email, etc.).
Vous avez la possibilité ici de forcer la finalisation de création du compte de l'Encadrant Professionnel.
Vous pouvez soit :
- “Créer un nouveau compte” à l'Encadrant Professionnel. Ce compte sera rattaché à votre faculté
- “Associer à un compte existant”. Cela vous permettra de fusionner le compte avec un compte déja existant sur votre plateforme. Cette méthode est utile dans le cas ou un EP aurait des comptes en doublons avec des données difficiles à supprimer dans chacun de ces comptes.
Attention : la règle du premier arrivé / premier servi s'applique ici. Une fois qu'une faculté rattache un EP à sa plateforme, ce dernier apparait ensuite pour tous les autres comme appartenant à la plateforme qui l'a rattaché en premier. | |
7. Gérer les EP 7/8 | En choisissant “Créer un nouveau compte”, vous serez amené à remplir un formulaire de création de compte dont la plupart des informations seront pré-remplies car récupérées de la déclaration faite par l'interne | |
8. Gérer les EP 7/8 | En chaoisissant “Associer à un compte existant”, vous pourrez retrouver dans la liste de vos utilisateurs à l'aide d'un filtre les comptes en doublon sur votre plateforme afin de les fusionner.
Par défaut le filtre à été prérempli avec le nom de l'Encadrant Professionnel listé dans la gestion des encadrants de stages, mais vous pouvez choisir un autre élément de filtre. | |
9. Statut de la demande d'encadrement 1/2 | Dans la gestion des encadrants de stages, les informations sur le statut de la demande d'encadrement se retrouvent dans la colonne des “Stagiaires”. Des petites icones indiquent le statut de la demande :
- Encoche verte ⇒ demande acceptée
- Point d'interrogation ⇒ Demande en attente d'acceptation
- Croix rouge ⇒ Demande refusée | |
10. Statut de la demande d'encadrement 2/2 | Coté Encadrant Professionnel et interne, le statut d'attente est visible de la même façon :
- Encoche verte ⇒ demande acceptée
- Horloge ⇒ Demande en attente d'acceptation
- Croix rouge ⇒ Demande refusée | |